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俺のLifeHack

日常の様々に対する攻略法を俺がまとめていく。

チェックリストを使って失敗ゼロにする方法

自己啓発 時間効率

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経験を活かせるチェックリスト作り

 

あなたは今日、何か新しい仕事をやっただろうか?

また、明日は何か新しい仕事をやるだろうか?

 

もしサラリーマンとして働いていたなら、ほぼゼロではないだろうか。

もし新しいプロジェクトに携わるといっても、数日で新しくなくなり、同じ作業のルーティンをすることになっているかと思う。

 

その同じ作業のルーティンが、高度なレベルになっていったり、はやくこなせたり、部下に教育して、皆が出来るようにしたりしているだけである。

 

では、例えばそのルーティンを部下に伝えようとするとき、口頭で一つ一つ、頭に叩きこんでいく・・・それは果たして効率的だろうか?

 

決まりきったことを教えるだけなら、そんな時間はもったいないし、教えられる部下もそんな合理的ではないやり方をされたら苦痛になってしまうだろう。

 

だったら、チェックリストを使ってみることを勧める。

 

そもそもチェックリストとは?

 

 チェックリストとは、手順を短い文章で箇条書きにしてあるもので、チェック項目にチェックしていくだけで忘れることなく作業が完了させられる、最強の道具といって過言ではないしろものだ。

 

これは全ての仕事に使えるものだが、最もつかいどころとして大切にされているのは、人の命が関わるような内容だろう。

医療や、車や飛行機のドライバー、パイロット、建築、工場での危険作業など、一つのミスも許されない場所で特に効果を発揮している。

 

チェックリストを使うメリットは、ミス防止

 

そもそもチェックリストは、忘れることによるミスを防止することが一番最重要な役割だ。なので、メリットに一番にあげられるのは「ミス防止」だ。

 

チェックリストを使えば、やっていないことが一目瞭然。

もしやっていないことがあればやる。

そうしていくだけでミスをしない、出来る人間の完成だ。

 

社会人になると、失敗は許されない。ミスの少ない人間が安全牌になり昇進していくことが多々ある。

そのミスは、小さなきっかけから起こるかもいしれない。

 

たった一回のもの忘れが大きな失敗に繋がる可能性は十分にある。

それを防いでくれるのだから、チェックリストさえ使えば社会人としての能力は飛躍的に高まると言って過言ではないだろう。

 

チェックリストはあなたの安全網になってくれるものなのだ。

 

手順のルール化

 

手順を決めることでスピードが上がることもメリットの一つだ。

「この作業が終わったら次はなんだったかな・・・」なんて愚かな時間の使い方をしていては登っていけない。

テキパキと仕事はやるべきだ。

 

その為には仕事の手順を決めてしまうことが大切。

その上で活躍するのが、チェックリストだ。

 

チェックリストは基本的に、上から順番にチェックして埋めていく

途中イレギュラーがあって飛ばすことはあるかもしれないが、基本は順番通りだ。

 

だから、書いてある通りに仕事が終わっていく。順序も間違うはずがない。

 

皆は何故チェックリストを使わないのか?

 

こんなにメリットに溢れているチェックリストだが、何故皆はあまり使っていないのだろう?

ポイントは3つある。

 

  1. 単純で、ほぼ間違わない作業までチェックをつけるのがめんどくさい
  2. 作業に柔軟性がなくなりそう。硬直化するのを避けたい
  3. チェックリストは新しいことに対応できない。

 

といったところではないかと思う。

 

それに対して順番に書いていこう。

 

単純で、ほぼ間違わない作業までチェックをつけるのがめんどくさい

 

まず、めんどくさいと思っているなら、今すぐその勘違いはやめなければいけない。

最もめんどくさいことは、ミスが起きることだからだ。

 

 

ミスがおきれば上司は怒るだろう。会社も評判が下がるかもしれない。

受注が減るかもしれない。

そうなると、あなたの将来設計が崩れるかもしれない。

 

小さなミスが積み重なって、大きなミスへと発展することも十分ありえることだ。

それは、間違っても大した問題にならないような作業に隠れているのかもしれないのだ。

 

だからこそ、チェックリストを使おう。

チェックリスト通りに作業をする。

たったそれだけのことであなたの将来に傷がつかない。

どころかどんどん希望の未来に進んでいける。

 

作業に柔軟性がなくなりそう。硬直化するのを避けたい

 

次に、作業に柔軟性がなくなりそう。硬直化するのを避けたい。という事に関してだ。

これは俺もよくわかる。

なんせ俺もそう考えていた。

 

しかし実際は違うのだ。

単純作業をチェックリスト化して、考えなくてもいいことは考えずに済む為に、より発想も出来るし、柔軟に仕事に取り組んでいけた。

 

順番を変えたいと思えば、順番を変えることを真剣に検討すればいい。

ケースバイケースなら、ケースに合わせたリストを作ってもいい。

 

とにかくリストに従うことは、社会人としてとても大切な要素を自分に加えてくれる。

 

チェックリストは新しいことに対応出来ない

 

チェックリストは新しいことに対応出来ない、というのは「事実」だ。

 

チェックリストは、自身の過去の経験から作られるもの。

まだ見ぬ未来を想定しているわけではない。

突発的な問題や、経験したことのない問題には対応しきれない。

 

だから、改良を常にしていくことが大事なのだ。

新しいケースがでてきたら、その度にリストを改良し、改善していく。

 

そして新しい日々のルーティンをまた楽にこなしていこう。

 

チェックリストの運用方法

 

チェックリストを実際に運営していく時に気をつけるべき点を書いておくと、 

 

・いつチェックを行うのか

 

が明確なこと。これが第一だ。

ここが明確でないと、「チェックリストを使うことわ忘れる」という自体が起こる。

これではどうしようもない。笑

 

そして次に気をつけるべき点は

 

・チェックリストは長すぎてはいけない

 

というルールだ。

 

チェックリストは明確で簡潔なものでなければいけない

少しでも立ち止まらないような簡潔さが望ましいのだ。

 

・大事なポイントだけ書く

 

ということも大切なことだ。

もちろん飛ばしてしまえばミスに繋がることは大事なポイントになるので、そういうことは書こう。

ミスっても影響しないようなことはリストにいれなくてOKだ。

 

次に

 

・具体的な行動を促す内容である

 

ということも大切だ。

チェックリストは行動を促すもの

そのリストが出す指示は明確である必要がある。

 

 

あと、これは受け売りになるが、一時停止点を作るというのも大切だ。

 

もし全ての項目が、合計して18項目あるとしたら、9つと9つに分けるなどして、停止点を作るのだ。

 

18個全部を一気にチェックしてもいいのだが、分けたほうが仕事はやりやすい

このブロックまで一気にやる、というやり方の方が集中出来て生産性も上がる。

 

安心感を得られる

 

チェックリストは万能で、どんな場面でも使える。

出かける際の確認なんかにもうってつけだ。

 

前までは、「これで全部持ったかな?」などと不安に思いながらお出かけしていたものだが、今はリストがある。

そのリストにあるものを全部持てば、何も心配いらないというリストだ。

 

それを全部持って出かければOKという単純さ。もちろん迷いもなくスッキリとした気分になれて、時間もはやくなる

 

チェックリストを使うことで、日常の細かなストレスも消えて、安心感が得られるのだ。

 

 

 

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